Protokół niedojścia do skutku licytacji, przetargu lub losowania nagród.

Protokół niedojścia do skutku licytacji, przetargu lub losowania nagród – kiedy i dlaczego sporządza go notariusz?

W praktyce obrotu gospodarczego i organizacji wydarzeń publicznych zdarzają się sytuacje, w których licytacja, przetarg lub losowanie nagród nie dochodzą do skutku z różnych powodów – braku uczestników, niewpłacenia wadium, niezgłoszenia się oferentów czy wystąpienia przeszkód formalnych. W takich przypadkach sporządzenie protokołu niedojścia do skutku danej czynności przez notariusza zapewnia oficjalne i bezsporne potwierdzenie zaistniałego faktu.

Czym jest protokół niedojścia do skutku?
Protokół niedojścia do skutku licytacji, przetargu lub losowania nagród to dokument urzędowy, sporządzany przez notariusza, który stwierdza, że planowana czynność nie mogła zostać przeprowadzona lub zakończona zgodnie z założeniami. Dokument ten pełni funkcję dowodową i może być niezbędny w dalszych czynnościach organizatora, np. przy ponownym ogłoszeniu procedury, zamknięciu postępowania lub rozliczeniu środków finansowych.

Kiedy sporządza się taki protokół?
Do sporządzenia protokołu dochodzi najczęściej w następujących przypadkach:

brak uczestników przetargu lub licytacji w wyznaczonym miejscu i czasie,
brak ofert spełniających warunki formalne określone w ogłoszeniu o przetargu,
unieważnienie losowania nagród z powodu naruszenia zasad regulaminu,
ustanie podstaw prawnych do przeprowadzenia danej procedury,
rezygnacja organizatora z przeprowadzenia czynności w wyznaczonym terminie.
.

W każdej z tych sytuacji obecność notariusza i sporządzony przez niego protokół gwarantują, że informacja o niedojściu do skutku została odnotowana w sposób urzędowy, zgodny z przepisami prawa.

Dlaczego warto powierzyć sporządzenie protokołu notariuszowi?
Zgodnie z art. 96 ustawy Prawo o notariacie, notariusz sporządza protokoły z czynności, które mają znaczenie prawne i wymagają urzędowego potwierdzenia ich przebiegu. W przypadku nieodbycia się przetargu, licytacji czy losowania, protokół notarialny:

ma walor dokumentu urzędowego – co oznacza, że korzysta z domniemania prawdziwości i autentyczności,
może być podstawą do dalszych decyzji organizacyjnych i prawnych,
chroni organizatora przed zarzutami ze strony uczestników lub instytucji nadzorczych,
stanowi zabezpieczenie dowodowe w przypadku ewentualnych roszczeń.

Jak wygląda procedura sporządzenia protokołu?
W celu sporządzenia protokołu niedojścia do skutku licytacji, przetargu lub losowania konieczne jest:

Ustalenie terminu i miejsca czynności – notariusz może stawić się zarówno w kancelarii, jak i poza jej siedzibą (np. w siedzibie organizatora).
Przekazanie dokumentów źródłowych – ogłoszenia, regulaminu, listy zgłoszeń, ewentualnej korespondencji z uczestnikami.
Sporządzenie protokołu przez notariusza – w formie aktu notarialnego, który zawiera szczegółowy opis zdarzenia, wskazanie przyczyny niedojścia do skutku oraz oznaczenie uczestników (jeśli się pojawili).
Wydanie wypisu protokołu organizatorowi lub innej uprawnionej stronie.

Podsumowanie
Protokół niedojścia do skutku licytacji, przetargu lub losowania to ważny instrument prawny, który zabezpiecza interesy organizatora, potwierdza przebieg wydarzenia i może mieć istotne znaczenie dowodowe. Jako notariusz zapewniam sporządzenie takiego dokumentu w sposób rzetelny, zgodny z wymogami formalnymi i indywidualnymi potrzebami klienta.

Jeśli są Państwo organizatorami przetargu, licytacji lub loterii – zapraszam do kontaktu z kancelarią notarialną oraz zapoznaniem z cennikiem notariusza. Oferuję pełne wsparcie w zakresie czynności notarialnych, dokumentów lub niedojścia do skutku planowanych czynności.

Więcej odpowiedzi na notarialne pytania znajdziesz tutaj