Czy notariusz przechowuje dokumenty po dokonanej czynności?

Czy notariusz przechowuje dokumenty po dokonanej czynności?

Wielu klientów zastanawia się, co dzieje się z dokumentami po wizycie u notariusza – czy są one przechowywane, jak długo, i czy można je ponownie uzyskać?
Odpowiedź zależy od rodzaju dokumentu oraz rodzaju dokonanej czynności notarialnej. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, ma ustawowy obowiązek archiwizowania niektórych dokumentów – ale nie wszystkich.

Jakie dokumenty przechowuje notariusz?
Notariusz przechowuje przede wszystkim:
1. Repertorium i akta notarialne

Oryginały aktów notarialnych (np. umowa sprzedaży, darowizny, testamenty, podziały majątku) – pozostają zawsze w kancelarii.
Każdy akt notarialny otrzymuje unikalny numer w repertorium A i jest archiwizowany.
Klient otrzymuje wypis aktu, natomiast oryginał nigdy nie jest wydawany.

2. Protokoły, poświadczenia, zaświadczenia

Dokumenty takie jak protokoły czy zaświadczenia również są przechowywane zgodnie z wymogami ustawy – zazwyczaj przez 10 lat.

3. Pełnomocnictwa i poświadczenia podpisów

W przypadku prostych czynności (np. poświadczenia podpisu), notariusz przechowuje wzmiankę w repertorium P, ale niekoniecznie dokument źródłowy.

Jak długo notariusz przechowuje dokumenty?

Akty notarialne – minimum 10 lat (zgodnie z art. 90 §1 ustawy – Prawo o notariacie).
Po tym okresie dokumenty są przekazywane do archiwum sądowego właściwego dla kancelarii.
Inne dokumenty (np. pełnomocnictwa, poświadczenia) mogą być przechowywane krócej, zależnie od rodzaju czynności.

Czy można uzyskać kopię aktu notarialnego?

Tak. Jeśli klient zgubi wypis lub potrzebuje kolejnego egzemplarza:

Może w każdej chwili zgłosić się do kancelarii, w której dokonano czynności, i uzyskać dodatkowy wypis.
Jeśli minęło więcej niż 10 lat – wypis można uzyskać w archiwum sądu rejonowego, do którego przekazano akta kancelarii.

Czy notariusz przechowuje załączniki?
Tak – jeśli załączniki (np. odpisy ksiąg wieczystych, zaświadczenia, zgody współmałżonka) stanowiły element aktu notarialnego, to również są częścią akt notarialnych i są przechowywane razem z nimi.

Czego notariusz nie przechowuje?

Notariusz nie przechowuje dokumentów dostarczonych wyłącznie do wglądu, które nie były załącznikami aktu.
Nie przechowuje oryginałów dokumentów stron, jeśli nie zostały przekazane do archiwum jako załączniki.

Podsumowanie

Notariusz przechowuje wszystkie oryginały aktów notarialnych – klient otrzymuje wypis.
Dokumenty są przechowywane co najmniej 10 lat, a następnie trafiają do archiwum sądowego.
Można w każdej chwili uzyskać kolejne wypisy, nawet po wielu latach.
Załączniki do aktu również są archiwizowane.
Dokumenty, które nie były częścią aktu lub nie były załącznikami – nie są przechowywane.

Jeśli masz wątpliwości co przechowywania dokumentów notarialnych, potrzebujesz informacji o rodzajach dokumentów i czynnościach notarialnych– zapraszam do mojej kancelarii notarialnej. Udzielę fachowej porady i przeprowadzę Cię przez wszystkie formalności.
Więcej odpowiedzi na notarialne pytania znajdziesz tutaj