Spisywanie protokołów
walnych zgromadzeń przez
notariusza w Warszawie
Zgodnie z art. 104 prawa o notariacie, notariusz w Warszawie spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych.
Czym jest protokół?
Stanowi pisemne sprawozdanie z przebiegu różnego rodzaju posiedzeń i jest dokumentem oficjalnym , wobec czego nie może być zastąpiony zwykłym sprawozdaniem ani notatką urzędową. Przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają zamieszczenia treści uchwał walnego zgromadzenia akcjonariuszy w protokole sporządzonym przez notariusza. Protokół taki winien przybrać formę aktu notarialnego. Odwołanie się w protokole do uchwał stanowiących załącznik do protokołu stanowi naruszenie przepisów o formie czynności prawnych. Notariusz będący na zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy będzie wymagał dokumentu z rejestru przedsiębiorców KRS
Art. 421 § 1 kodeksu spółek handlowych wprowadza obowiązek umieszczania uchwał walnego zgromadzenia akcjonariuszy w protokole sporządzonym przez notariusza. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący i nie może on zostać wyłączony przez odmienne postanowienia statutu. Przepisy k.s.h. nie zawierają jednak żadnych regulacji dotyczących wymogów formalnych, jakim winny odpowiadać uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy. W § 2 art. 421 k.s.h. określono obligatoryjne elementy sporządzonego przez notariusza protokołu.
Protokół notariusza w Warszawie zawiera takie elementy jak: nagłówek, data i miejsce zebrania, imienny wykaz uczestników (przy licznej grupie osób może być dołączona lista obecności), przedstawienie porządku obrad (w punktach), informacja o rozpoczęciu obrad, przebieg obrad, wnioski i ustalenia, informacja o zakończeniu, podpisy, załączniki.
Art. 104. Spisywanie protokołów
Dz.U.2017.0.2291 t.j. - Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie
§ 1. Notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych.
§ 2. Jeżeli statut osoby prawnej, o której mowa w § 1, lub przepis szczególny nie stanowią inaczej, protokół podpisują przewodniczący zgromadzenia i notariusz.
§ 3. Notariusz spisuje również protokoły, w tym protokoły dziedziczenia i protokoły związane z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa strony drugiej.
§ 4. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.
Protokoły są także sporządzane i spisywane w innych sytuacjach, wymienionych w ustawie, jak np. przyjmowanie dokumentów na przechowanie (art. 107 prawa o notariacie), papierów wartościowych albo pieniędzy w walucie polskiej lub obcej (art. 108 prawa o notariacie).
Jak poprowadzić obrady zgromadzenia wspólników spółki z o.o. artykuł na rp.pl
Konieczność spisania protokołu w formie aktu notarialnego w Warszawie może wynikać z:
ustawy,
umowy,
statutu,
regulaminu,
innego aktu wewnętrznego danej osoby prawnej.
Najczęściej protokołowane są zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i walne zgromadzenia spółek akcyjnych, mogą być również sporządzane protokoły z walnych zgromadzeń spółdzielni lub zebrań wspólnot mieszkaniowych.
Do protokołu winna zostać dołączona lista obecności z podpisami uczestników walnego zgromadzenia oraz lista akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Powyższe przepisy k.s.h. regulują jedynie częściowo problematykę zarówno formy, jak i treści protokołu, walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki akcyjnej.