Czy prawo pozwala na podpisanie aktu notarialnego online?
Zgodnie z obowiązującym w Polsce Prawem o notariacie, akt notarialny musi być sporządzony w obecności stron – co oznacza osobistą wizytę w kancelarii.
Notariusz musi mieć bezpośredni kontakt ze stronami, zweryfikować ich tożsamość, zrozumienie treści aktu i dobrowolność działania. Wymogi te wynikają z roli notariusza jako osoby zaufania publicznego, która zapewnia bezpieczeństwo i pewność obrotu prawnego.
A co z podpisem elektronicznym?
Choć w wielu dziedzinach życia kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia zawieranie umów na odległość, to w przypadku aktu notarialnego nie jest on wystarczający.
Nie można sporządzić aktu notarialnego wyłącznie na podstawie podpisów elektronicznych przesłanych zdalnie – konieczna jest obecność notariusza i stron przy sporządzaniu dokumentu.
Wyjątki – czynności notarialne z udziałem pełnomocnika
Jeśli jedna ze stron nie może osobiście stawić się w kancelarii, istnieje rozwiązanie:
-
ustanowienie pełnomocnika – oczywiście w formie aktu notarialnego,
-
pełnomocnik może następnie działać w imieniu danej osoby przy sporządzaniu aktu.
Jeśli pełnomocnictwo zostało udzielone wcześniej (np. w innej kancelarii, także za granicą – z odpowiednim uwierzytelnieniem), pełnomocnik może reprezentować stronę bez jej fizycznej obecności.
Co z osobami przebywającymi za granicą?
Osoby mieszkające lub przebywające za granicą mogą:
-
udać się do polskiego konsulatu, który ma prawo sporządzić akty notarialne (choć zakres czynności bywa ograniczony),
-
udać się do lokalnego notariusza – wówczas dokumenty muszą być uwierzytelnione (apostille/legalizacja) i przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego, jeśli są sporządzone w obcym języku.
W niektórych przypadkach można sporządzić pełnomocnictwo notarialne za granicą, które umożliwi przeprowadzenie całej transakcji w Polsce przez pełnomocnika.
E-protokół i repozytorium aktów notarialnych
Notariusze w Polsce mają dostęp do systemów informatycznych (takich jak Rejestr Aktów Notarialnych czy Elektroniczne Repozytorium Aktów Notarialnych), ale dotyczą one archiwizacji i raportowania, a nie samego zdalnego sporządzania aktów.
W Polsce nie ma jeszcze pełnoprawnego systemu, który umożliwiałby całkowicie zdalne podpisanie aktu notarialnego.
Podsumowanie
-
Akt notarialny nie może być obecnie sporządzony w całości online.
-
Wymagana jest osobista obecność stron lub ich pełnomocników w kancelarii notarialnej.
-
Osoby przebywające za granicą mogą skorzystać z pełnomocnictwa lub pomocy konsula.
-
Notariusz zapewnia bezpieczeństwo prawne, bezpośrednio weryfikując tożsamość i wolę stron.
Jeśli nie możesz osobiście stawić się w kancelarii notarialnej – skontaktuj się z nami oraz zapoznaj z naszym cennikiem notariusza. Udzielimy Ci informacji, jak najlepiej przeprowadzić czynność notarialną z udziałem pełnomocnika lub na podstawie dokumentów zagranicznych.
Więcej odpowiedzi na notarialne pytania znajdziesz tutaj